Cuando la gente me pregunta cómo es dirigir una empresa de eventosSiempre digo que depende de las respuestas al tipo de preguntas aparentemente inusuales que me hago. Y a menudo comienzan de forma tan aleatoria como:
“¿Y cuántos camiones personalizados necesitamos? »
“¿Cuántas paradas en Estados Unidos?” »
“¿Cuántos meses estaremos de viaje?” »
“¿Cuál es el número de clientes por parada? »
Todavía parece imposible. Siempre digo: «Sí».
Así fue como me encontré organizando una de las primeras giras nacionales importantes para un nuevo cliente tecnológico. Fueron siete meses de viaje, 12 ciudades y unos 2.500 invitados por lugar. Personalizamos camiones completos en cuestión de semanas, con cada detalle que el cliente imaginaba, incluidas cocinas completas capaces de servir comida caliente, espacio de almacenamiento para tiendas de campaña y equipo, y suficientes opciones audiovisuales para rivalizar con un festival.
Volamos de estado en estado buscando aprobaciones de los departamentos de salud y funcionarios municipales, sin estar nunca completamente seguros de que las obtendríamos hasta el último momento. Y efectivamente, en un momento uno de los camiones se averió en medio de la nada.
Pero mi equipo nunca se inmutó. Superamos las expectativas. Encontramos la solución. Siempre lo hacemos. Nuestro jefe de producción recorrió toda la gira con una muñeca rota y escayolada, sonriendo (casi) todo el camino, preparado para cada nueva ciudad y su propio ajetreo.
Ese es el tipo de energía que mantiene en funcionamiento esta máquina, mi negocio.
Y cada evento eventualmente llega a un punto en el que retrocedo durante medio segundo y lo veo crecer hasta convertirse en algo aún más grande de lo que anticipamos. Mientras estos camiones corrían por las carreteras, los fanáticos comenzaron a tocar la bocina como si fuéramos una banda de gira. En más de una ciudad, la gente nos siguió hasta el salón, llamándonos, queriendo captar el momento en que se abrirían las puertas. Los invitados llegaron horas antes de la hora oficial de inicio, solo para reclamar su lugar al frente de la fila. En algún momento entre las caravanas que tocaban las bocinas y las colas de los madrugadores, todo cambió. No fue un «evento» y no estábamos simplemente construyendo esto. Estábamos creando una comunidad en tiempo real.
Me encanta administrar mi negocio y estoy agradecido todos los días por los increíbles proyectos de los que formamos parte. Pero cualquiera que piense que este trabajo es glamoroso y cobarde nunca ha estado en las trincheras a las 3 a.m. con una fecha límite acercándose. No existe ningún mundo en el que se pueda tomar un atajo para salir de una crisis. Y no existe ningún agente de inteligencia artificial al que pueda llamar cuando un cliente se da cuenta de que la marca es incorrecta en cientos de guantes horas antes de que se abran las puertas y necesita inmediatamente al mejor y más confiable bordador de todo Manhattan (esa noche solo tuvimos seis horas para rehacer cada guante y devolverlos al sitio antes de que llegara el primer invitado). Lo logramos. Siempre lo logramos. Este es el poder de las relaciones. Y cuando el cliente asiente y dice: «Es perfecto. Eso es exactamente lo que queríamos», cada minuto bajo presión vale la pena.
Una noche, durante la noche de estreno en el Navy Yard de Brooklyn, la lluvia cayó a cántaros justo cuando el espectáculo estaba a punto de comenzar. En tan solo unos minutos, encontramos y distribuimos cientos de sombrillas para mantener a los invitados secos y llenos de energía.
Respondí llamadas de crisis a las 2 a. m., mientras estaba embarazada, para ayudar a un músico de alto perfil que fue contratado para un espectáculo al día siguiente y ya no podía actuar.
Son momentos que el público nunca ve. Estos también son momentos que definen mi carrera. Esta es la parte que nadie te enseña: la implacabilidad. Se gana arremangándose, sintiendo la sensación de precisión y el sentido de responsabilidad que se debe a usted mismo y a sus clientes. Cuando haces lo que amas, es un proceso que se vuelve extremadamente sagrado y personal. Tratamos cada evento como si acogiéramos a personas en nuestra propia casa: el ritmo, la calidez y la forma en que se desarrolla la experiencia. Todo es intencional. Todo está diseñado para que se sienta sin esfuerzo.
Y luego están las solicitudes que surgen (casi) de la nada. La mañana de una previa VIP, un socio optó por un giro muy emocionante. Necesitábamos 3.000 bolas de plástico verde para una instalación de último momento en un lago forestal inmersivo. El único problema: todas las tiendas, y me refiero a todas, los vendían en paquetes multicolores. Así que enviamos equipos a todo el sur de California, recompramos el inventario y seleccionamos a mano miles de pelotas hasta que solo quedaron las verdes. Los invitados, así como todos los internautas a medida que iba evolucionando el proyecto, pudieron contemplar una instalación perfecta y transparente. Nunca sabrán lo que hizo falta y, sinceramente, ese es el punto. Luego donamos los globos a una escuela local para su patio de recreo, en todos los colores, para minimizar el desperdicio.
Por eso los clientes vienen a nosotros y se quedan con nosotros: saben que les diremos que sí; saben que jugaremos; y saben que el resultado dará forma al futuro de su marca. Decimos que sí porque no hay acontecimiento que hayamos afrontado hasta ahora que no hayamos acogido con entusiasmo. Anticipamos las necesidades, tenemos una red que abarca industrias y zonas horarias, y somos inflexibles en la forma en que resolvemos los problemas.
“No” no forma parte de nuestro vocabulario cielo dorado. La única pregunta es «¿cómo?» «. Y en una época obsesionada con los atajos y la automatización, hemos demostrado una y otra vez que, si bien puede ayudar, en nuestra industria, nada supera la experiencia profunda, el compromiso con la excelencia, los años de relaciones comerciales y el instinto y la intuición necesarios para el tipo de hospitalidad que hace que las personas sientan algo real. Hace que las personas se sientan parte de algo más grande.
En Gold Sky, este sentimiento es esencial. Es lo que convierte un evento en una experiencia y una experiencia en un recuerdo: momentos inolvidables que crean una comunidad en tiempo real, donde las personas aparecen, se conectan y rápidamente se dan cuenta de que acaban de entrar en el infierno de los eventos.
