joe fayPeriodista de tecnología
Imágenes falsasEn la década de 1990, algunos juegos de computadora presentaban una «tecla de jefe» que permitía al personal abrir una hoja de cálculo de Excel si necesitaban que pareciera que estaban trabajando.
Ahora los jefes podrían ver con malos ojos a un trabajador sorprendido trabajando en una hoja de cálculo. Excel, propiedad de Microsoft, cumple 40 años. Algunos líderes tecnológicos lo ven, en el mejor de los casos, como un obstáculo para la fluidez de los flujos de trabajo digitales y la IA y, en el peor, como un accidente a punto de ocurrir.
Excel es ciertamente omnipresente en el mundo empresarial. De acuerdo a buscar por entrenamiento de agudezados tercios de los trabajadores de oficina utilizan Excel al menos una vez por hora.
La persistencia de Excel se debe en parte a la forma en que permanece integrado en la educación tecnológica, junto con Word y PowerPoint, dice Tom Wilkie, director de tecnología de la empresa de visualización de datos Grafana.
«Excel es una herramienta realmente buena. Si desea observar un pequeño conjunto de datos, probar una idea o crear un gráfico rápido para una presentación, no hay nada mejor para un análisis rápido y sencillo», afirma.
El problema es que los individuos y las empresas no logran distinguir entre procesar datos, analizarlos y visualizarlos, afirma el profesor Mark Whitehorn, profesor emérito de análisis de la Universidad de Dundee.
«Existen todos estos pequeños departamentos donde los datos ingresan, se almacenan en una hoja de cálculo, se procesan mediante macros y se escupen en el otro extremo», dice Whitehorn.
Una macro puede considerarse un atajo. Automatiza una serie de pasos en la hoja de cálculo, de modo que estas instrucciones se pueden realizar con un solo clic; por ejemplo, formatear los datos en un estilo particular o realizar cálculos.
Las hojas de cálculo a menudo están mal documentadas y mal mantenidas, continúa Whitehorn, «y la persona que escribió las macros ya no está y la gente del departamento no sabe cómo ejecutarlas».
En términos más prácticos, afirma, esto significa que los datos dentro de una organización no están controlados de forma centralizada. Esto dificulta proteger y mover datos dentro de la organización, o extraerlos para un análisis más amplio y para impulsar la IA.
Esto puede dar lugar a que operaciones de importancia crítica dependan de hojas de cálculo frágiles.
El año pasado se supo que Health New Zealand usé una hoja de cálculo de Excel como un “archivo de datos primario” para gestionar y analizar su desempeño financiero.
Esto dificultó la recopilación y consolidación de datos, generó discrepancias y errores y dificultó la obtención de una descripción general en tiempo real.
En el Reino Unido, el proceso de contratación de anestesistas se vio sumido en el caos en 2023 debido a la confusión en las hojas de cálculo, mientras que el Escándalo de datos afgano resultados de compartir una hoja de cálculo de Excel.
teradataPero sacar a equipos e individuos de Excel es un desafío.
«Es difícil para un proveedor externo o un proveedor de herramientas externo simplemente proporcionar a la organización algo que puedan usar en todos estos equipos diferentes», dice Moutie Wali, director de planificación y transformación digital de la empresa canadiense de telecomunicaciones Telus.
Supervisó una campaña para trasladar a cientos de miembros del personal de Excel a un sistema de planificación personalizado.
El objetivo es facilitar la integración y gestión de datos, aumentar la automatización e integrar la IA.
Pero la gente quería mantener sus configuraciones existentes de Excel y simplemente descargar la información del nuevo sistema, afirma Wali. «Dije rotundamente que no. Hay que forzarlo y no hacer que la hoja de cálculo coexista con sus (nuevas) aplicaciones».
En defensa de su software, un portavoz de Microsoft dice: “Durante cuatro décadas, Excel ha evolucionado desde una simple hoja de cálculo hasta una plataforma versátil utilizada por todos.
«Ahora se utiliza más que nunca, con un uso mensual que ha aumentado en los últimos seis años, y sigue siendo la herramienta predeterminada para el análisis, modelado y generación de informes de datos en todas las industrias. »
Kate CordenLas grandes organizaciones no son las únicas que se benefician de una revisión del uso de Excel. Kate Corden dirige una empresa de montaje de bicicletas, Hackney Bike Fit, lo que implica gestionar dos flujos de datos: información personal sobre un cliente, como su altura, peso, flexibilidad e información sobre su bicicleta.
Es una usuaria experta de Excel, desde su época como directora de desarrollo empresarial en el mundo empresarial. Pero, dice, «es muy fácil perder datos. Es fácil cambiarlos».
Corden se mudó a LinkSpace, originalmente diseñado como una herramienta de gestión de casos, que puede adaptarse a flujos de trabajo complejos. «Se trata simplemente de tener un sistema completo de gestión de datos donde tengas todo, en lugar de tener varios archivos de Excel, lo que realmente me ayudará a medida que crezca».
Y los beneficios potenciales de deshacerse de Excel pueden ir más allá de una simple gestión de datos.
Julian Tanner, director de relaciones públicas en Londres, también es tesorero de una organización benéfica local. Trasladó las cuentas de la organización benéfica de Excel a un software de contabilidad en línea que extrae información de las facturas.
La IA integrada en el paquete le permite producir informes personalizados con solo tocar un botón.
También significó que podían prescindir de los servicios de un contador, ahorrando más de £6.000 al año. «Fue un gran gasto para una organización benéfica», dice Tanner, «que siempre tratamos de evitar».
Para las empresas más grandes, los beneficios incluyen flujos de trabajo más fluidos y datos agregados y estandarizados que pueden integrarse en sistemas de inteligencia artificial o aprendizaje automático.
Además de una integración de datos más fluida y ciclos de planificación más rápidos, Wali espera ahorrar 42 millones de dólares canadienses (30 millones de dólares; 23 millones de libras esterlinas) al año al eliminar el capital desalineado. Otros equipos de Telus ahora están considerando hacer lo mismo.
Pero sí significa que los usuarios están dispuestos a ceder parte del control, o al menos la ilusión de control.
«La gente dirá: ‘bueno, tomo mis datos y hago eso'», dice Whitehorn. Pero «no son sus datos, son los datos de la empresa».
Eliminar Excel por completo puede no ser realista. Por lo tanto, sugiere Whitehorn, es posible que sea necesario rediseñar Boss Key en el futuro para ocultar el uso de hojas de cálculo.
